Compliance - conformité aux dispositions de la loi en vigueur
Le respect du droit et l’observation des dispositions de la loi en vigueur sont les unes des valeurs principales de notre société. L’engagement au respect de la loi dans le cadre des activités compliance s’applique à tous nos salariés quelle que soit leur origine ou la culture dans laquelle ils vivent au quotidien. Les violations des dispositions légales et réglementaires et/ou des règles de conduite internes ne sont pas acceptées par notre société et nous les empêchons de façon proactive, en mettant en œuvre des mesures efficaces.
Plateforme pour signalement des non-conformités en matière de compliance
Nous nous concentrons sur la prévention et la clarification précise des violations de la loi en vigueur signalées. Grâce aux mécanismes efficaces de contrôle et aux chaînes d'information /de rapport utiles, la survenue de tels cas est limitée de façon dirigée, ce qui contribue d'ailleurs à la prévention cohérente des violations répétitives.
Les violations des dispositions de la loi ou des règlements intérieurs de la société sont, en règle générale, signalées par l'intermédiaire de chaînes ordinaires (par exemple auprès des supérieurs, du conseil d’entreprise, du service d’audit d’entreprise etc.). Si la personne signalant des violations s'inquiète que son affaire peut demeurer non-traitée ou qu’elle peut subir des pertes financières à la suite du signalement, elle dispose de notre plate-forme par l'intermédiaire de laquelle elle peut rapporter toutes les violations et non-conformités.
Qui peut signaler les violations en matière de compliance ?
Tous les salariés et les partenaires d’affaires de FIXIT GROUP peuvent signaler les cas éventuels de violations, il est néanmoins requis de fournir ses données à caractère personnel et de fournir des informations précises et crédibles sur les violations de la loi signalées. Les signalements anonymes seront acceptés et traités uniquement dans des cas exceptionnels.
Quelles violations devraient être signalées ?
Il est important de signaler uniquement ces incidents qui sont considérées comme un délit (par exemple le vol, le fraude, la corruption, le harcèlement moral) ou s’associent à la violation permanente de la loi, des dispositions ou des règles internes de la société.
En cas d’abus de l’utilisation de la plateforme (par exemple pour une mise en accusation basée sur des opinions, et non sur des faits, pour des diffamations), FIXIT GROUP se réserve le droit d’engager une action en justice ou des mesures disciplinaires à l’encontre de la personne signalant ces violations.
Confidentialité et protection des données
Les informations fournies seront traitées uniquement par les personnes responsables de compliance au sein de FIXIT GROUP et seront toujours traitées comme strictement confidentielles. L'échange des informations et des données entre les salariés responsables de compliance et les personnes signalant est effectué par l'intermédiaire d’une communication cryptée par mail. Chaque fois à l’occasion de ces opérations, la protection appropriée des personnes signalant les cas de violation contre les discriminations ou les mesurées disciplinaires éventuelles est garantie.
Si nécessaire, les données personnelles et les informations appropriées et peuvent être communiquées à la police ou à d’autres autorités compétentes en matière en question.
Les données (à caractère personnelle) recueillies seront stockées uniquement dans le cadre des délais légaux et seront supprimées conformément aux légalisations en vigueur relatives à la protection des données à caractère personnel. La collecte des données est faite sur la base volontaire et peut être révoquée à tout moment par la personne signalant des violations avec effet immédiat.
La divulgation de l'identité de la personne signalant des violations est nécessaire pour la constatation transparente des faits et le traitement efficace de l’affaire. Les signalements anonymes seront acceptés et traités uniquement dans des cas exceptionnels.