Compliance – naleving van toepasselijke wettelijke voorschriften
Naleving van de wet en handelen in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving behoren tot de fundamentele waarden en principes van ons bedrijf. De verplichting om de bepalingen na te leven als onderdeel van compliance-activiteiten geldt voor al onze medewerkers, ongeacht uit welk land ze komen of in welke cultuur ze dagelijks functioneren. Overtredingen van wet- en regelgeving en/of interne gedragsregels worden in ons bedrijf niet getolereerd en ze worden proactief voorkomen door effectieve maatregelen te nemen.
Meldplatform voor compliance-overtredingen
We richten ons op het voorkomen en grondig onderzoeken van gemelde schendingen van de naleving van de toepasselijke wetgeving. Effectieve controlemechanismen en nuttige informatie-/meldingskanalen minimaliseren klachten op een gerichte manier wat ook leidt tot een consequente vermijding van herhaald wangedrag.
Overtredingen van wettelijke of bedrijfsinterne regels moeten in principe worden gemeld via de reguliere officiële kanalen (bijv. aan leidinggevenden, ondernemingsraad, corporate audit enz.). Indien de persoon die de non-conformiteiten meldt, ervan uitgaat dat de voltooiing niet zal worden gegarandeerd of dat de melding kan leiden tot persoonlijke nadelen, dan kan zij/hij ons compliance-platform gebruiken voor het melden van alle onregelmatigheden.
Wie kan compliance-schendingen melden?
Alle werknemers en zakenpartners van de FIXIT GROUP kunnen mogelijke schendingen melden, maar het is daarbij vereist om persoonlijke gegevens aan te geven en nauwkeurige en betrouwbare informatie te verstrekken over gemelde schendingen van de naleving van de wet. Alleen in uitzonderlijke gevallen worden anonieme meldingen geaccepteerd en verwerkt.
Welke overtredingen moeten worden gemeld?
Het is belangrijk dat alleen die incidenten worden gemeld die de kenmerken van een misdrijf dragen (bijv. diefstal, fraude, corruptie, mobbing) of die betrekking hebben op een systematische schending van de wet, regelgeving of interne gedragsregels van het bedrijf.
In het geval van platformmisbruik (bijv. beschuldigingen op basis van meningen in plaats van feiten, laster), behoudt FIXIT GROUP zich het recht voor om juridische of disciplinaire maatregelen te nemen tegen de persoon die dergelijke onregelmatigheden meldt.
Vertrouwelijkheid en gegevensbescherming
De verstrekte informatie wordt alleen verwerkt door personen die verantwoordelijk zijn voor de compliance in de FIXIT GROUP en zal altijd strikt vertrouwelijk worden behandeld. De uitwisseling van informatie en gegevens tussen compliance-medewerkers en melders vindt plaats via versleutelde e-mailcommunicatie. Te allen tijde is een adequate bescherming van personen die schendingen melden tegen discriminerende of disciplinaire maatregelen gegarandeerd.
Indien nodig kunnen relevante persoonsgegevens en informatie worden doorgegeven aan de politie en/of andere bevoegde autoriteiten.
Verzamelde (persoons)gegevens worden alleen opgeslagen binnen de wettelijke termijnen en worden verwijderd in overeenstemming met de wettelijke voorschriften inzake gegevensbescherming. De gegevens worden op vrijwillige basis verzameld en kunnen op elk moment met onmiddellijke ingang door de melder worden ingetrokken.
Het bekendmaken van de identiteit van de melder is essentieel voor transparante vaststelling van de feiten en een effectieve afhandeling van zaken. Alleen in uitzonderlijke gevallen worden anonieme meldingen geaccepteerd en verwerkt.